povzetek predpisanih rokov hrambe dokumentov
- 2 leti za prodajne in kontrolne bloke, pomožne obračune in podobne knjigovodske listine;
- 3 leta za knjigovodske listine plačilnega prometa;
- 5 let za knjigovodske listine, na podlagi katerih se izvaja knjiženje, ter listine in pomožne računovodske knjige, predpisane z zakonom;
- 10 let za glavno knjigo in dnevnik knjiženja;
- 20 let (vsaj) za pogodbe in račune za nakup in prodajo nepremičnin ter register osnovnih sredstev.
- Trajno: za letne računovodske izkaze, končne obračune plač zaposlenih in izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač.
Vir: Zakon o računovodstvu, 30. člen in ZDDV-1
Podrobneje o shranjevanju poslovne dokumentacije
Vsak davčni zavezanec je dolžan hraniti poslovne in računovodske dokumente, ki nastanejo med poslovanjem. Po zakonu o DDV je davčni zavezanec vsaka pravna ali fizična oseba, ki deluje neodvisno in samostojno, in nekje opravlja katerokoli ekonomsko dejavnost, ne glede na to, ali ustvarja dobiček ali ne. Torej davčni zavezanci niso le tisti, ki so v vključeni v sistem DDV.
Dokumentacija je lahko različna in jo je treba ustrezno označiti. Za dokumente v zvezi s poslovanjem (npr. različni zapisi, načrti, pravilniki), ki niso finančne narave, davčni zavezanec določi z internim aktom, kakšen je rok hrambe, kje in kako se dokumenti shranjujejo, ter ali se originali zavržejo ali ohranjajo.
Shranjevanje dokumentacije, ki je povezana s finančnim poslovanjem, predpisujejo naslednji zakoni in predpisi:
- Zakon o davku na dodano vrednost
- Pravilnik o izvajanju zakona na dodano vrednost
- Zakon o davčnem postopku
- Zakon o gospodarskih družbah
- Zakon o računovodstvu
- Slovenski računovodski standardi
Poslovno in računovodsko dokumentacijo za davčnega zavezanca med letom navadno shranjuje računovodski servis, ki jo konec obračunskega obdobja vrne davčnemu zavezancu, ki je naročnik računovodskih storitev. Ta je potem odgovoren za ustrezno hrambo te dokumentacije v skladu s predpisanimi roki.
Kaj pomeni trajna hramba?
Zakon nalaga trajno shranjevanje določenih pomembnih poslovnih dokumentov, kar v praksi pomeni hrambo v okviru zakonskih predpisov in zastaralnih rokov v skladu z obligacijskim zakonikom (OZ, 4. oddelek). Med drugim zakon predpisuje, da mora davčni zavezanec, ki preneha z delovanjem (ali njegov pravni naslednik) sporočiti davčnemu organu, kje se hrani dokumentacija oziroma kdo jo hrani. Če tega ne sporoči, je za prekršek za s.p.-ja ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, predvidena globa v višini od 800 do 10.000 evrov, za pravno osebo, ki je mikro ali majhna gospodarska družba, globa od 1.200 do 15.000 evrov, za srednje ali velike pravne osebe pa od 3.200 do 30.000 evrov (dodatno pa se kaznuje še odgovorne za to pravno osebo).
Kaj hraniti vsaj 20 let?
Pogodbe in računi za nakup in prodajo nepremičnin (vir: zddv-1/86-clen-posebne-obveznosti-v-zvezi-s-hrambo-racunov), register osnovnih sredstev.
Kaj se hrani vsaj 10 let?
Celotna dokumentacija za knjiženje poslovnih dogodkov: izdani računi, prejeti računi, pogodbe o nakupih in prodaji kratkoročnih finančnih naložb in najemu kratkoročnih posojil, izpiski transakcijskih računov, obračuni.
Kako hraniti dokumentacijo?
Davčni zavezanec se lahko, ob upoštevanju ustreznih predpisov, sam odloči, koliko časa od dneva sprejetja računovodskih izkazov bo hranil izvirne poslovne dokumente, preden jih prenese na elektronski nosilec in uniči originale.
Zakoni dovoljujejo tudi elektronsko arhiviranje, ki je skladno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). To pomeni, da mora davčni zavezanec davčnemu organu zagotoviti dostop do vse dokumentacije v okviru zastaralnega roka in ob tem ne smejo nastajati neupravičeni stroški. Najbolj zanesljivo možnost e-arhiviranja je praviloma pri zunanjem izvajalcu, ki zagotavlja skladnost arhiviranja glede na zakonske zahteve Arhiva RS.
Kot določajo Slovenski računovodski standardi, mora davčni zavezanec dati v vpogled podatke, ki jih hrani, vsem, ki izkažejo pravni interes. To so lahko Finančna uprava Republike Slovenije, Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije, nekdanji zaposleni, stečajni ali likvidacijski upniki in drugi. Navedeni interesenti lahko zahtevajo tudi prepis teh podatkov, za kar je zavezanec upravičen do nadomestila dejanskih stroškov, ki nastanejo pri tem.
Dodatni viri
eVEM – hranjenje poslovne dokumentacije
Mladi podjetnik – vse o zastaranju
Findinfo.si – zastaralni rok