Kategorija: Predpisi in zakoni

povzetek predpisanih rokov hrambe dokumentov

• 2 leti za prodajne in kontrolne bloke, pomožne obračune in podobne knjigovodske listine;
• 3 leta za knjigovodske listine plačilnega prometa;
• 5 let za knjigovodske listine, na podlagi katerih se izvaja knjiženje, ter listine in pomožne računovodske knjige, predpisane z zakonom;
• 10 let za glavno knjigo in dnevnik knjiženja;
• 20 let (vsaj) za pogodbe in račune za nakup in prodajo nepremičnin ter register osnovnih sredstev.
• Trajno: za letne računovodske izkaze, končne obračune plač zaposlenih in izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač.

Vir: Zakon o računovodstvu, 30. člen in ZDDV-1

Podrobneje o shranjevanju poslovne dokumentacije

Vsak davčni zavezanec je dolžan hraniti poslovne in računovodske dokumente, ki nastanejo med poslovanjem. Po zakonu o DDV je davčni zavezanec vsaka pravna ali fizična oseba, ki deluje neodvisno in samostojno, in nekje opravlja katerokoli ekonomsko dejavnost, ne glede na to, ali ustvarja dobiček ali ne. Torej davčni zavezanci niso le tisti, ki so v vključeni v sistem DDV.

Dokumentacija je lahko različna in jo je treba ustrezno označiti. Za dokumente v zvezi s poslovanjem (npr. različni zapisi, načrti, pravilniki), ki niso finančne narave, davčni zavezanec določi z internim aktom, kakšen je rok hrambe, kje in kako se dokumenti shranjujejo, ter ali se originali zavržejo ali ohranjajo.

Shranjevanje dokumentacije, ki je povezana s finančnim poslovanjem, predpisujejo naslednji zakoni in predpisi:

• Zakon o davku na dodano vrednost
• Pravilnik o izvajanju zakona na dodano vrednost
• Zakon o davčnem postopku
• Zakon o gospodarskih družbah
• Zakon o računovodstvu
• Slovenski računovodski standardi

Poslovno in računovodsko dokumentacijo za davčnega zavezanca med letom navadno shranjuje računovodski servis, ki jo konec obračunskega obdobja vrne davčnemu zavezancu, ki je naročnik računovodskih storitev. Ta je potem odgovoren za ustrezno hrambo te dokumentacije v skladu s predpisanimi roki.

Kaj pomeni trajna hramba?

Zakon nalaga trajno shranjevanje določenih pomembnih poslovnih dokumentov, kar v praksi pomeni hrambo v okviru zakonskih predpisov in zastaralnih rokov v skladu z obligacijskim zakonikom (OZ, 4. oddelek). Med drugim zakon predpisuje, da mora davčni zavezanec, ki preneha z delovanjem (ali njegov pravni naslednik) sporočiti davčnemu organu, kje se hrani dokumentacija oziroma kdo jo hrani. Če tega ne sporoči, je za prekršek za s.p.-ja ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, predvidena globa v višini od 800 do 10.000 evrov, za pravno osebo, ki je mikro ali majhna gospodarska družba, globa od 1.200 do 15.000 evrov, za srednje ali velike pravne osebe pa od 3.200 do 30.000 evrov (dodatno pa se kaznuje še odgovorne za to pravno osebo).

Kaj hraniti vsaj 20 let?

Pogodbe in računi za nakup in prodajo nepremičnin (vir: zddv-1/86-clen-posebne-obveznosti-v-zvezi-s-hrambo-racunov), register osnovnih sredstev.

Kaj se hrani vsaj 10 let?

Celotna dokumentacija za knjiženje poslovnih dogodkov: izdani računi, prejeti računi, pogodbe o nakupih in prodaji kratkoročnih finančnih naložb in najemu kratkoročnih posojil, izpiski transakcijskih računov, obračuni.

Kako hraniti dokumentacijo?

Davčni zavezanec se lahko, ob upoštevanju ustreznih predpisov, sam odloči, koliko časa od dneva sprejetja računovodskih izkazov bo hranil izvirne poslovne dokumente, preden jih prenese na elektronski nosilec in uniči originale.

Zakoni dovoljujejo tudi elektronsko arhiviranje, ki je skladno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). To pomeni, da mora davčni zavezanec davčnemu organu zagotoviti dostop do vse dokumentacije v okviru zastaralnega roka in ob tem ne smejo nastajati neupravičeni stroški. Najbolj zanesljivo možnost e-arhiviranja je praviloma pri zunanjem izvajalcu, ki zagotavlja skladnost arhiviranja glede na zakonske zahteve Arhiva RS.

Kot določajo Slovenski računovodski standardi, mora davčni zavezanec dati v vpogled podatke, ki jih hrani, vsem, ki izkažejo pravni interes. To so lahko Finančna uprava Republike Slovenije, Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije, nekdanji zaposleni, stečajni ali likvidacijski upniki in drugi. Navedeni interesenti lahko zahtevajo tudi prepis teh podatkov, za kar je zavezanec upravičen do nadomestila dejanskih stroškov, ki nastanejo pri tem.

Dodatni viri

eVEM – hranjenje poslovne dokumentacije
Mladi podjetnik – vse o zastaranju
Findinfo.si – zastaralni rok

Za pomoč pri odločitvi glede oblike sodelovanja (predvsem z neprofitnimi organizacijami) v tem članku opisujemo razlike med donacijo in sponzorstvom. Sponzorski odnos je za plačnika verjetno davčno bolj ugoden, ni pa vedno primerna izbira in zahteva več ustrezne dokumentacije kot donacija.

Sponzorstvo

Za sponzorja, ki je pravna oseba ali s.p. in davčni zavezanec, je sponzorstvo strošek, namenjen promociji njegove blagovne znamke ali izdelka, zato je 100% priznan kot odhodek. Ta odhodek (sponzorska sredstva) je običajno denarni, lahko pa je delno ali v celoti ‘v naravi’ (npr. izdelki ali prodajno blago sponzorja).

Sponzorska pogodba je poslovni dogovor o storitvah, ki jih bo za sponzorja opravil sponzoriranec v zameno za sponzorska sredstva. Te storitve morajo biti v pogodbi dovolj podrobno opisane. Sponzor lahko sklene sponzorsko pogodbo z neko organizacijo, ki je pravna oseba, ali tudi s fizično osebo. Oblika in vsebina sponzorskih pogodb ni predpisana, v praksi pa vsebujejo elemente licenčnih, agencijskih, posredniških, mandatnih, distribucijskih in drugih tipskih pogodb. Sponzor se zaveže, da bo z denarnimi sredstvi, storitvami, materialom ali blagom podprl dejavnost sponzoriranca, ta pa se zaveže v zameno opraviti določene storitve oglaševanja sponzorjevih blagovnih znamk. Pogodba mora vsebovati splošne podatke obeh pogodbenih strank, namen plačila sponzorskih sredstev, morebitno dinamiko plačil ter natančno opredeljene storitve in roke za izvedbo storitev sponzorju.

Prejemnik sponzorskih sredstev praviloma sponzorju izda račun za opravljene storitve reklamiranja in promocije, v katerega je vračunan tudi 22% DDV, ki ga sponzor v celoti lahko odbija. Prejemnik sponzorska sredstva obravnava kot obdavčljiv prihodek iz naslova opravljenih storitev po 3. členu ZDDV-1. Če je zavezanec za DDV, mora obračunati in odvesti DDV na fakturi za te storitve. Neto prejeta sponzorska sredstva pa vključi v osnovo za plačilo davka na dohodek pravnih oseb.

Sponzor (pravna oseba ali s.p.) nima davčnih posebnosti ali olajšav, saj je strošek sponzorstva v celoti odhodek, namenjen za lastno promocijo. Na podlagi prejetega računa oz. sponzorske pogodbe so sponzorju ti odhodki davčno priznani, če so (glede na 1. in 2. odstavek 29. člena ZDDPO-2):
+ potrebni za pridobitev obdavčljivih prihodkov,
+ neposreden pogoj za opravljanje dejavnosti,
+ nimajo značaja privatnosti in
+ so v skladu z običajno poslovno prakso.

Donatorstvo

Donacije so pogost način podpiranja humanitarnih, neprofitnih, prostovoljskih organizacij. Skladno s Pravilnikom o opredelitvi pridobitne in nepridobitne dejavnosti je donacija brezpogojni prispevek, brez vračila ali protiusluge. Poleg tega ne zmanjšuje davčne osnove donatorja, do neke mere pa se lahko uveljavi kot davčno olajšavo (več o tem v nadaljevanju). Donatorska sredstva so lahko denarna, pogosto pa so delno ali v celoti ‘v naravi’ (npr. izdelki ali prodajno blago donatorja).

Donatorska pogodba ne sme zavezovati prejemnika sredstev za kakršnekoli protiusluge, lahko pa npr. glede odgovornosti za namensko porabo doniranih sredstev. Pogodba ali podoben dokument mora vsebovati:
+ naziv in naslov organizacije, ki je prejemnik donacije,
+ namen zbiranja donatorskih sredstev,
+ višino in obliko donacije,
+ način, kako bodo prejeta sredstva porabljena.
Drugih obveznosti prejemnika donacije ni. Če donatorju to glede na njegova interna pravila zadostuje, kot donatorska pogodba lahko šteje vloga za donacijo ali faktura z zgoraj navedenimi podatki, ki jo donatorju pošlje prejemnik donacije.

Prejemniku donacije se donatorska sredstva štejejo v prihodek, ki ni obdavčen, če je namenjen njegovi nepridobitni dejavnosti.

Denarne donacije v nobenem primeru niso predmet obdavčitve z DDV, saj ne pomenijo opravljanja storitev ali dobave blaga za plačilo (15. člen PZDDV-1). Prejete donacije v naravi pa so obdavčene kot pridobitni prihodek, če jih njihov prejemnik proda (neobdavčena izjema je le izkupiček za zbrane odpadke za reciklažo, pod pogojem, da je sicer vrednost zanemarljiva in ne gre za izogibanje davkom).

Za donatorja so donacije davčno nepriznan odhodek (30. člen ZDDPO-2), torej podarjena sredstva ne zmanjšujejo davčne osnove za obračun davka od dohodkov pravnih oseb. Donator pa lahko uveljavi davčno olajšavo pod pogojem, da donira za humanitarne, invalidske, socialno varstvene, dobrodelne, znanstvene, vzgojno-izobraževalne, zdravstvene, športne, kulturne, ekološke, religiozne in splošno koristne namene, in je donacija namenjena rezidentom Slovenije ali države članice EU.

Od 2022 naprej se uveljavlja olajšava za plačane donacije v višini 1 % od obdavčljivih prihodkov (npr. za donacijo do 1000 € v primeru obdavčljivega letnega prometa 100.000 €). Dodatno olajšavo v višini 0,2 % obdavčljivega prihodka se lahko uporabi, kadar gre donacija prostovoljnim društvom, ki so ustanovljena za varstvo pred naravnimi in drugimi nesrečami in delujejo v javnem interesu (npr. gasilci). Olajšava ne sme preseči velikosti davčne osnove. Velja pa še omejitev iz 59.a člena ZDDPO-2, kar pomeni, da lahko zavezanec z vsemi olajšavami skupaj in z davčno izgubo iz preteklih let, zmanjša davčno osnovo za največ 63 % davčne osnove. Če donator zaradi premajhne davčne osnove v določenem poslovnem letu ne more v celoti uveljaviti olajšave za donacije, lahko to stori v naslednjih treh davčnih obdobjih.