Kategorija: MAOP POS blagajna

Brezpapirni (elektronski) računi

V začetku 2022 je dopolnitev zakona ZDDV-1M prvič prinesla možnost, da prodajalcem in izvajalcem storitev ni potrebno natisniti in izročiti papirnatega računa kupcu, razen na njegovo zahtevo. Ta sprememba se je obdržala komaj dobro leto, od 2023 dalje je bilo potem spet po starem: prodajalec oz. dobavitelj mora račun obvezno izročiti kupcu. Še vedno pa se lahko papir za račune prihrani s tem, da plačnik namesto papirnatega izvoda prejme digitalni izpis računa po e-pošti ali v pametni telefon. To je koristno tudi z vidika, da se dokument v takšni obliki lažje najde, če ga potrebujemo, saj bo papirnati račun verjetno kmalu pristal v smeteh.

Novi zakon ZIERDED, veljaven od decembra 2025 za potrošnike ne prinaša sprememb. Pač pa za pravne osebe uvaja obveznost uporabe pravih e-računov za vse poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register Slovenije, in za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, in sicer od 1.1.2028 dalje. Pravi e-račun je strukturiran elektronski dokument v obliki XML, ki omogoča popolno avtomatizacijo poslovanja. Račun v PDF obliki ni e-račun, je le njegova vizualizacija, ki je po tem zakonu obvezna samo za potrošnike. Izmenjava e-računov bo potekala decentralizirano na štiri varne načine, in sicer prek (1) ponudnikov e-poti, (2) lastnih sistemov za neposredno izmenjavo, (3) mednarodnega omrežja PEPPOL in (4) brezplačne aplikacije miniBlagajna za subjekte z manjšim obsegom poslovanja.

Proces fakturiranja – 3 osnovne vrste računov

Predračun (ponudba)

Predračun ali ponudba je za kupca informacija o naročenem blagu ali storitvi ter o pogojih plačila. Predračuna v računovodstvu ne knjižimo, zato ne vpliva na obveznost za DDV in ne povečuje naših prihodkov.

Je račun za predplačilo obvezen?

Ko vam kupec plača predračun (ponudbo), blaga oz. storitve pa niste dobavili, je treba izstaviti ustrezen račun za prejeto predplačilo (avansni račun). Glavni namen avansnega računa je obračun DDV-ja, saj z dnem prejema predplačila nastane obveznost za plačilo DDV-ja.

Izdaja računa za predplačilo je obvezna:

    • če ste vi zavezanec za DDV, prav tako vaš kupec oz. plačnik;
    • če v istem davčnem obdobju, ko ste prejeli predplačilo, še ne bo dobave naročenega blaga oz. storitev (če ste mesečni zavezanci za DDV, se upošteva obdobje enega meseca, če pa ste trimesečni zavezanci, gre za trimesečno obdobje obračuna DDV).

Računa za predplačilo ni treba izdati v primeru:

    • če ste vi zavezanec za DDV, vaš plačnik pa ni (npr. je fizična oseba);
    • če prejmete predplačilo za oproščeno dobavo v EU po 46. členu ZDDV-1;
    • če ste blago oz. storitev dobavili znotraj istega obdobja za obračun DDV-ja (prvi odstavek 144. člena Pravilnika o izvajanju ZDDV-1) in izdali račun za to dobavo.

Kadar se slovenski davčni zavezanec identificira za namene DDV v drugi državi članici, mora upoštevati njihova pravila za izdajo računa.

Primer 1: Predplačilo ste prejeli 15. maja, storitev pa boste opravili do 30. maja. Ni treba izdati računa za predplačilo, saj boste po opravljeni storitvi izdali račun.

Primer 2: Predplačilo ste prejeli 30. aprila in ste mesečni zavezanec za DDV. Blago boste dostavili sredi maja. Tokrat pa morate izdati račun za predplačilo, da boste na podlagi tega lahko pravilno plačali DDV za april.

Pozor: Če račun za prejeto predplačilo ni izdan, kadar bi moral biti, je to hujši davčni prekršek, ki se v Sloveniji kaznuje z globo do 125.000 € (podrobneje v ZDDV 141. člen).

Končni račun

Končno fakturo izstavite kupcu po dobavi blaga oziroma opravljeni storitvi. Če je bil za prejeto plačilo izdan račun za predplačilo, je treba to upoštevati pri izdaji računa, prav tako poračun DDV.
Uporaba programske opreme MAOP poenostavi celotni proces izdaje računov.

Izdaja predračuna v MAOP Cloud

Dodatne informacije:

MAOP POS – celovito blagajniško poslovanje v oblaku
Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR)
Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1)
Pravilnik o izvajanju zakona o davku na dodano vrednost